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政策法规

《南京市电子文件归档与管理暂行规定》

第一条为适应全市信息化建设和电子政务建设的需要,加强全市电子文件的归档及管理工作,保证电子文件的安全归档和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》、国家档案局第 6号令《电子公文归档管理暂行办法》、《南京市档案条例》和《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)等有关法律法规和标准,结合本市实际,制定本规定。

第二条本规定适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位。其他单位可参照执行。

第三条县级以上各级党委、政府应当加强对电子文件归档与管理的领导,并在同级国家综合档案馆建立电子文件中心。电子文件中心应当确保所有具备保存、利用价值的电子文件得到有效的保管和利用。

各级政府机关在向同级电子公务平台报送文件时,应当根据《中华人民共和国政府信息公开条例》、《南京市政府信息公开规定》以及电子公务平台的系统要求,对每一份文件指定使用范围。对于不通过电子公务平台报送的已公开现行文件等政府信息,各发文单位可以通过电子邮件或移动载体送到本级电子文件中心,并说明文件使用范围。

文件的使用范围分三个层次设置:完全公开(可向社会公开)、部分公开(可在政务网公开)、不公开(仅限于文件规定范围内使用)。

各级政府机关应将属于主动公开范围的政府信息,在信息形成或变更20日内向同级国家档案馆送交。有关政府公开信息送交工作的操作规范和要求由政府信息公开工作主管部门和同级国家综合档案馆制订。

第四条市、区县档案行政管理部门应会同本级信息化工作主管部门按照统一领导,分级管理原则,负责对本行政区域内电子文件归档与管理实行监督和指导。

各单位档案管理部门、信息化工作部门、电子文件形成部门要加强协调,在相关的信息系统建设中,采取相应的技术措施,确保归档电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。

各单位要制订电子文件归档管理制度,在明确职责、责任到人的前提下,对本单位电子文件的形成、承办、运转、整理、鉴定、归档等实行全过程管理。

第五条电子文件的收集范围和要求

(一)各单位电子文件收集范围应按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,将反映本单位主要职能活动包括政府信息公开、行政许可、行政执法、公共服务、政务公开、重大活动、重要工作成果等具有查考利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件等各种类型的电子文件及相关元数据纳入收集范围。

(二)电子文件收集的格式应是符合规定的通用文件格式。专用软件产生的电子文件在归档时应转换为规定的通用格式。

(三)归档电子文件的收集应由文件的形成部门负责,档案部门要进行监督和指导。归档电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性,移交前由文件的形成部门负责,移交后由档案管理部门负责。

(四)涉密电子文件载体的保存,应按照有关管理规

定执行。

(五)电子文件的保管期限按照文件材料的保管期限

规定执行。

第六条电子文件的归档

(一)电子文件的归档整理按照电子文件的类别分别进行,文本电子文件的归档整理按照《归档文件整理规则》(DA/T22)要求进行,其他类别的电子文件归档整理按照相关的要求进行。

(二)档案部门应将永久和定期为30年的归档电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体为:一次性写光盘、磁带。不允许用软磁盘、U盘等移动设备作为归档电子文件长期保存的载体。

(三)电子文件归档方式可以采取实时的逻辑归档和定期的物理归档。物理归档应当复制一式三套,一套用于封存保管,一套用于提供利用,一套用于异地保存。一个归档年度的电子文件应集中拷贝到一个或多个载体中。

(四)归档电子文件存储载体应标注:全宗号、归档年度、盘号、套别(封存保管、提供利用、异地保存)等。

(五)电子文件归档内容包括:符合归档范围的正文、定稿、附件等。归档电子文件信息组织结构要求为树形结构。

第七条各单位应按照同级国家综合档案馆规定的接收范围和要求,定期将检验合格的归档电子文件移交给同级国家综合档案馆集中保管。检验项目包括:

(一)归档电子文件的内容、背景、结构等信息无缺损,能识别。

(二)存储载体外观完好,整洁无损,记录的字节数、检索条目与登记一致,确保无病毒。

第八条移交归档电子文件应填写《归档电子文件移交登记表》。

第九条归档电子文件载体应使用专门设备或专门库房集中保存,不同套别的载体要分开保管。保管应当符合下列条件:

(一)保管环境应当远离强磁场、强热源,与有害气体相隔离,防光、防尘、防磁、防有害气体。

(二)单片载体应装盒,竖立存放,避免擦、划、触摸记录涂层和挤压。

(三)保管环境温度控制在17℃—20℃,相对湿度控制在35%—45%。

第十条各单位档案部门要定期对所保管电子文件进行读取检查。在符合保管条件时,磁性载体每满2年、光盘每满4年要进行抽样机读检验。在无法满足保管条件时,要适当增加检验频度。检验中发现问题要及时采取措施进行修复。

当电子文件的应用环境发生变化时,要确认能否继续兼容,如不能兼容,应当及时进行转换,转换前的载体仍要保管四年。

第十一条利用归档电子文件应遵守以下规定:

(一)封存的存储载体不得提供借阅使用。

(二)利用涉密或不宜公开的归档电子文件要按照有关规定办理。

(三)查阅或复制电子文件应在规定的许可权限和范围内。

第十二条电子文件鉴定和销毁,参照纸质档案鉴定销毁的有关规定执行。涉密的电子文件销毁时,如存储在不可擦除载体上,必须连同存储载体一并销毁。

第十三条本规定自颁布之日起施行 。

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