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政策法规

《南京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定细则》

第一条为便于本市各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合本市情况,制定本实施细则。

第二条本实施细则中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档范围是:

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是:

(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄送或越级抄送的文件材料。

第五条凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。市、区县档案行政管理部门可根据实际情况,调整或细化定期30年以下的保管期限。

第七条永久保管的文书档案主要包括:

(一)本机关制定的法规政策性文件材料;

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;

(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条定期保管的文书档案主要包括:

(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本机关一般性事务管理文件材料;

(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条机关形成的人事、基建、会计、照片、实物及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家和省、市有关规定执行。

第十条电子文件的归档工作按照国家及本市有关规定执行。

第十一条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十二条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十三条因工作需要成立的领导小组和全市重大活动(事件)所形成的文件材料,由领导小组下设的领导小组办公室所在机关和重大活动登记机关,按照本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行归档。

第十四条各机关应根据本实施细则,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。机构或职能发生变化的,应适时修订归档范围和保管期限表。

有垂直领导关系的机关,执行本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并报同级档案行政管理部门备案。

履行机关行政管理职能的事业单位,由其上级行政管理部门负责指导其编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经同级档案行政管理部门审查同意后执行。。

第十五条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十六条本实施细则适用于本市各级党政机关和人民团体。驻宁部队、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十七条各区县档案行政管理部门可根据实际情况,制定本地区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定。

第十八条本实施细则自颁布之日起施行。

第十九条本实施细则由南京市档案局负责解释。

附件:《文书档案保管期限表》

附件:

文书档案保管期限表

1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永久

1.2大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果,简报,快报永久

1.3重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结,新闻发布会等文件材料30年

1.4讨论未通过的文件10年

2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料

2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久

2.2讨论未通过的文件10年

3本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录永久

4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久

4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年

5本机关召开的座谈会、研讨会、经验交流会、征求意见会等一般性会议的文件材料10年

6机关联合召开会议的文件材料

6.1本机关为主办的

6.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久

6.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年

6.2本机关为协办的

6.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年

6.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年

7本机关主办或承办国际性会议、大型展览会、博览会、举办庆典等活动的文件材料

7.1请示、批复、申办和筹办组委会活动方案及主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文)、签到簿、开闭幕词、上级领导人贺辞、题词、讲话、总结永久

7.2会徽设计、展览大纲、展览设计小样、解说词的定稿永久

7.3代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年

7.4委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排、合同、协议、经费预算、工作预案等10年

8本机关参加会议的文件材料

8.1参加上级机关召开的属于本机关主管业务的会议文件材料

8.1.1重要的永久

8.1.2一般的10年

8.2参加非隶属机关召开的需要贯彻、执行的专业会议文件材料10年

9上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

9.1领导讲话

9.1.1重要的永久

9.1.2一般的30年

9.2座谈记录、接待方案、检查意见、本地区、本机关工作汇报材料

9.2.1重要的永久

9.2.2一般的30年

10本机关业务文件材料

10.1地方性法规、政府规章、中长期规划纲要及其定稿、主要修改稿永久

10.2本机关代上级机关起草并被采用的文件材料的最后草稿

10.2.1法规政策性的永久

10.2.2其他的30年

10.3普发性业务文件

10.3.1重要业务问题的永久

10.3.2一般业务问题的30年

10.4本机关的请示与上级机关的批复、批示等文件材料

10.4.1重要业务问题的永久

10.4.2一般业务问题的30年

10.5同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

10.5.1重要业务问题的永久

10.5.2一般业务问题的30年

10.6机关联合行文的文件材料

10.6.1本机关为主办的

10.6.1.1重要业务问题的永久

10.6.1.2一般业务问题的30年

10.6.2本机关为协办的

10.6.2.1重要业务问题的30年

10.6.2.2一般业务问题的10年

10.7在业务工作中形成的事务性的文件材料10年

10.8本机关编辑、编写的文件材料

10.8.1大事记、组织沿革、反映主要职能活动的出版物永久

10.8.2本机关编辑上报的志书、年鉴稿永久

10.8.3简报、情况反映、工作信息及内部报刊样本等

10.8.3.1重要的、反映本单位特色的30年

10.8.3.2一般的10年

10.9行政管理、执法活动中形成的文件材料

10.9.1行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久

10.9.2行政执法检查文件材料

10.9.2.1本机关开展行政执法检查的情况汇总、通报,整改通知及被检查单位的整改报告等文件材料永久

10.9.2.2本机关开展行政执法检查的通知、标准、检查记录等文件材料30年

10.9.2.3本机关接受行政执法检查的自查报告、检查结果、整改报告等文件材料30年

10.9.3本机关在行政许可工作中形成的审批、管理文件材料

具体包括:行政许可事项在申请与受理程序形成的申报材料、委托代理书,不予受理、补正材料、受理通知书,行政许可移送表等文件材料。在审查与决定程序形成的行政许可或不予行政许可决定书、陈述、申辩材料等。在期限程序形成的延期办理审批表、通知书、送达文件等。在听证程序形成的申请书、通知书(公告)、有关证据材料、听证笔录。在变更与延续程序形成的申请书与决定书等文件材料。在特别规定程序形成的文件材料。

10.9.3.1不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久

10.9.3.220年以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久

10.9.3.35-20年有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30年

10.9.3.45年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料10年

10.9.3.5不予受理、不予行政许可的文件材料10年

10.9.3.6撤销、注销行政许可决定书等文件材料10年

10.9.4机关在其他行政审批、审查、核准工作中形成的文件材料

10.9.4.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料永久

10.9.4.2其他重要事项的永久

10.9.4.3一般事项的30年

10.9.5行政管理工作中形成的备案文件材料10年

10.9.6本机关在办理行政处罚、处分工作中形成的文件材料

具体包括:在立案阶段形成的立案审批文书等文件材料;在调查取证阶段形成的检查或调查笔录、取证审批文书、取证通知书、物品清单及物品处理决定书、调查终结报告、听证告知书、听证通知书、听证笔录、听证报告、申辩书等文件材料;在审查决定阶段形成的案件处理审批表、行政处罚决定书、责令改正通知书、行政处分或不予行政处分决定书等文件材料;在送达执行阶段形成的送达文书、缴纳罚款或没收票据、强制执行申请书、结案报告等文件材料。

10.9.6.1当事人有权要求举行听证的行政处罚案件文件材料永久

10.9.6.2复议机关改变原处罚决定的行政处罚案件文件材料永久

10.9.6.3给予撤职或开除处分的行政处分案件文件材料永久

10.9.6.4一般性行政处罚、处分工作形成的文件材料

10.9.6.4.1通过一般程序处理的30年

10.9.6.4.2通过简易程序处理的10年

10.9.7本机关在办理行政复议、裁决、国家赔偿工作中形成的文件材料

具体包括:在受理阶段形成的行政复议、裁决或提请国家赔偿申请书(申请笔录)、委托代理书,不予受理、补正材料、受理通知书,行政复议或裁决移送表、申辩书等文件材料;在审查与决定阶段形成的被申请人书面答复以及当初作出具体行政行为的证据、依据和其他有关材料、撤回行政复议申请书、行政复议、裁决或国家赔偿处理审批表、行政复议、裁决、国家赔偿或不予国家赔偿决定书;在送达执行阶段形成的送达文书、结案报告、给予国家赔偿票据等文件材料。

10.9.7.1重要的、影响大的行政复议、裁决、国家赔偿案件文件材料永久

10.9.7.2一般性行政复议、裁决、国家赔偿案件文件材料30年

10.9.8本机关在办理行政诉讼应诉工作中形成的文件材料

具体包括:原告起诉状副本、委托代理书、本机关答辩状及作出被诉具体行政行为的有关材料、本机关改变被诉具体行政行为决定书、行政诉讼判决书或裁定书、上诉状或其副本、申诉状或其副本、强制执行申请书等文件材料。

10.9.8.1重要的行政诉讼的应诉文件材料永久

10.9.8.2一般的行政诉讼的应诉文件材料30年

10.10规划、计划、总结材料

10.10.1机关及所属部门年度和年度以上的规划、计划、总结材料永久

10.10.2机关及所属部门年度以下计划、总结材料10年

10.11年度目标考核文件材料30年

10.12本系统、本机关统计综合表、图表、文字说明、统计分析、统计报告等文件材料

10.12.1年度及年度以上的永久

10.12.2年度以下的10年

10.13调研工作中形成的调研提纲、方案、调研报告等文件材料

10.13.1重要专题的永久

10.13.2一般问题的10年

10.14出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料

10.14.1发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等永久

10.14.2邀请函、出国审批文件、组团通知、执行日程、考察报告、一般性会谈记录等30年

10.14.3未能成行的各类请示、申报材料10年

10.15本机关办理的人大议案、政协提案及办理报告等文件材料

10.15.1重要的永久

10.15.2一般的30年

10.16信息化实施方案,项目审批、招投标、合同、协议、验收等文件材料30年

10.17科研项目进度检查、评奖等管理性文件材料

10.17.1重要的30年

10.17.2一般的10年

10.18有关办公经费申请、拨付的文件材料10年

10.19宣传、教育、培训工作形成的方案、宣传品、教育大纲、试题等文件材料

10.19.1重要的30年

10.19.2一般的10年

10.20业务活动中形成的责任状、合同、协议等文件材料

10.20.120年以上有效期的永久

10.20.25-20年有效期的30年

10.20.35年以下有效期的10年

10.21应对突发事件的预案、情况日报、总结、往来文件、记录、纪要等文件材料

10.21.1重大事件的永久

10.21.2一般事件的10年

10.22督办工作文件材料

10.22.1重要的30年

10.22.2一般的10年

10.23专业学会、协会工作形成的文件材料

10.23.1规则、章程、换届选举等组织文件材料永久

10.23.2学术研讨、交流、行业管理等主要业务文件材料30年

11本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

11.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、处室工作职责、印信启用和作废等文件材料永久

11.2人事工作制度、规定、办法、方案等文件30年

11.3人事任免文件永久

11.4本机关形成的表彰类文件材料永久

11.5对本机关有关人员的处分材料

11.5.1受到警告(不含)以上处分的永久

11.5.2受到警告处分的30年

11.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久

11.7人事考核、职称评审工作文件材料

11.7.1考核评审结果及相关申报材料、情况汇总统计等文件材料永久

11.7.2开展考核评审工作的通知、标准、实施方案、评审细则等文件材料30年

11.7.3未通过职称评审的相关申报材料等10年

11.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久

11.9职工名册永久

11.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料

11.10.1年度及年度以上的工作报告、总结,换届选举结果报告及上级机关的批复等文件材料永久

11.10.2专项活动的报告、总结等

11.10.2.1重要的永久

11.10.2.2一般的10年

11.10.3党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料永久

11.10.4情况反映、工作简报10年

11.11纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查、处理材料

11.11.1重要的永久

11.11.2一般的30年

11.12保卫部门的安全检查、调查记录、报告等10年

11.13人民来信来访文件材料及本机关的处理结果

11.13.1有市以上领导批示、有重大影响的永久

11.13.2其他重要的30年

11.13.3一般的10年

12本机关事务管理文件材料

12.1土地、房产等文件材料

12.1.1土地、房产所有权和使用权的文件材料永久

12.1.2房屋改建、扩建、重大维修等形成的文件材料

永久

12.2接待工作的计划、方案

12.2.1重要的30年

12.2.2一般的10年

12.3财务预算、批复等文件材料30年

12.4审计材料

12.4.1领导离任审计材料永久

12.4.2财务审计材料30年

12.5物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置、报废等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年

12.6国有资产管理(登记、统计、评估、资产处置、清产核资等)文件材料

12.6.1重要的永久

12.6.2一般的10年

12.7档案、机要、保密等工作文件材料

12.7.1档案移交、鉴定、销毁清册永久

12.7.2其它材料10年

12.8计划生育、献血、医疗、卫生等工作文件材料10年

12.9职工住房管理文件材料

12.9.1职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久

12.9.2职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年

12.10与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

12.10.120年以上有效期的永久

12.10.25-20年有效期的30年

12.10.35年以下有效期的10年

12.11机关事务管理工作中制定的各项制度10年

12.12机关各类资质证明、执照及其副本永久

13上级机关制发的文件材料

13.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

13.1.1法规政策性的、重要的永久

13.1.2一般的10年

13.2上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年

13.3上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久

13.4省级(含)以上机关制发的有关本机关的表彰类文件材料永久

14同级机关制发的文件材料

14.1同级机关制发的有关本机关的表彰类文件材料30年

14.2同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年

15下级机关报送的文件材料

15.1重大问题的专题报告30年

15.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年


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