中国平安保险承保物品安全

行业视点

开窍乐为金融行业企业档案保管提供整体解决方案

永山窍(南京)仓储服务有限公司是美国IJS、LLC公司直营的一家外资企业,从国外引进高科技档案管理理念,创立了品牌:开窍乐。作为专业的档案外包服务公司,开窍乐拥有美国自助仓储国际会员证书及南京市档案局颁发的《档案中介机构备案证书》,为客户提供专业的档案寄存、档案整理、档案数字化、档案销毁等服务,同时可针对不同行业领域在档案管理方面的具体问题提供量身定制的解决方案,这些领域包括金融、法律、机械制造、房地产、财务、医疗、零售等。

与开窍乐合作的H保险公司,是一家实力雄厚的全国性寿险公司,随着其自身不断发展,规模不断扩大,其档案管理工作在实际操作中凸显出很多阻碍其发展的问题,包括江苏省各中支机构档案库房紧张、档案数量和种类增加迅速、分散式管理导致档案保管和调阅效率十分松散等,开窍乐针对H保险公司档案管理存在的问题,为其独家制定了一套全江苏省档案寄存保管整体解决方案。

一:档案归集,统一保管
针对各中支机构库房紧张的现状,开窍乐将H保险公司江苏省12家中支机构的运营档案及财务档案统一运回总部企业级档案馆统一保管,开窍乐拥有专业的物流团队及档案后勤保障团队,后勤保障团队为每家中支机构需交接的档案做好整理登记工作,确保档案交接高效,准确。开窍乐自有物流团队则为各中支机构档案运输工作保驾护航,确保档案安全、保密的抵达总部仓库。

二:智能存储,安全保密
开窍乐按照国际标准打造的现代化企业级档案馆,完全达到“十防”要求,全库区内置16个高清摄像头24小时监控,2个110联网报警红外感应器,库区数码温湿度控制系统,实名制IC卡及指纹识别门禁系统及防入侵三层智能安保系统。开窍乐独家设计的档案存储箱“云窍”,拥有唯一的二维码标识及RFID电子标签,档案装入“云窍”后会在盖子和箱体之间贴上保隐私易碎标签,开窍乐运用一系列智能方案,可随时定位到档案箱所在的位置及箱体是否被打开,确保了重要档案资料的安全性保密性。

三:云端管理,快速调阅
开窍乐拥有云端档案管理平台,可以对云窍内档案进行标签分类备注并统计绑定在管理系统内,开窍乐为合作的H保险公司提供了独立的档案查询、调阅平台及权限不同的母子账户,H保险公司授权的档案管理员可登陆平台进行档案查找及调阅操作。实物档案调阅分为隔日调阅和当天调阅,开窍乐承诺当天调阅服务可保证在4小时内将调阅的原件送至客户手中。

四:实时扫描,高效利用
开窍乐还为H保险公司提供档案原件实时电子化服务,针对那些只需要查看电子档不需要调阅原件的情况非常实用,H保险公司授权的档案管理员在云端档案管理平台中提交电子化扫描申请,开窍乐的数字化团队将立即为需要调阅的档案资料进行扫描并检查电子档质量,之后将扫描的文件挂接到客户独立的账户下,H保险公司的档案管理员可在平台中查看、下载及打印扫描件,实时电子化操作可在30分钟内完成,大大提高了H保险公司档案利用的效率。

五:高科技,信息化管理
开窍乐采用先进的RFID自动识别技术和计算机软件技术,以RFID电子标签作为信息存储媒介,利用非接触式的智能库区工作站、移动PDA等RFID读写设备,与后台数据库管理系统相配合,可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。开窍乐H保险公司的档案进行每日盘点,确保档案数量无差错,H保险公司的档案管理员可登陆系统平台查看所有档案的出库入库操作记录。

开窍乐为H保险公司江苏省各中支机构档案提供的专业化、系统化的档案管理服务,让H保险公司档案外包的成本远远低于企业自建档案库房单独进行档案管理的投入成本,使H保险公司可将企业的时间,资源,和精力投入到其核心业务上,提高企业的市场竞争力。

目前,开窍乐已与大型金融机构、全国性集团、概念先进的科技企业达成合作,为他们提供行业领先的档案外包管理服务。未来,随着档案管理外包价值的逐步体现,越来越多的企业会选择将档案管理整体外包,专业一体化的流程服务体系将成为档案外包市场主流,开窍乐将不断地向更加专业的方向努力,成为国内档案外包管理服务首选合作伙伴。

扫一扫关注开窍乐公众号

扫一扫关注开窍乐公众号